Desa PAYAMAN

Magelang (15/08/2024) - Taniya Aurelia Dharmawan, mahasiswa KKN Tim II Universitas Diponegoro Tahun 2023/2024 dari Program Studi Informasi dan Humas, telah melaksanakan program monodisiplin pemberkasan arsip desa di Desa Payaman. Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan pengelolaan arsip desa yang krusial bagi pembangunan dan pelayanan publik dan mewujudkan tertib arsip desa.

Arsip desa memegang peranan penting sebagai sumber informasi dan catatan sejarah, karena pada dasarnya pengelolaan arsip secara sistematis dapat mempermudah penemuan kembali dan sebagai bentuk penyelamatan fisik arsip. Namun, dalam pelaksanaannya, pengelolaan arsip di Desa Payaman ditemukan belum berjalan secara optimal. Untuk mengatasi masalah ini, Taniya menginisiasi program kerja monodisiplin yang melibatkan edukasi dan pendampingan kepada perangkat desa yang mengelola arsip desa.

Langkah awal dari program ini adalah melakukan diskusi dengan perangkat desa untuk mengevaluasi proses pemberkasan arsip yang sedang berlangsung di Kantor Desa Payaman. Dari diskusi yang dilakukan bersama Bapak Sururi selaku Kaur Desa Payaman, beliau mengungkapkan bahwa pengelolaan kearsipan Kantor Desa Payaman belum berjalan dengan optimal.

Mengatasi masalah tersebut, Taniya merancang tata cara pemberkasan arsip yang lebih sistematis dan efisien. Pada hari Kamis (01/08/2024), bersama Bapak Sururi, Taniya memulai pendampingan dalam pemberkasan arsip surat masuk dan surat keluar tahun 2024. Arsip-arsip tersebut diklasifikasikan berdasarkan kronologis dan subjek dari bulan Januari hingga Juli. Setelah proses pemberkasan selesai, informasi arsip dicatat dalam buku agenda, kemudian arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder dan disimpan di lemari arsip. Upaya ini bertujuan untuk memastikan arsip desa dikelola dengan baik, sehingga memudahkan akses dan pemanfaatan informasi di masa depan.

Untuk memastikan kelanjutan program pengelolaan arsip desa, Taniya memberikan poster yang menjelaskan prosedur pemberkasan arsip yang benar. Poster ini dirancang untuk memudahkan perangkat desa dalam penerapannya. Bapak Sururi, sebagai perangkat desa yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip, menyambut baik inisiatif ini dan merasa terbantu karena memperoleh pengetahuan baru tentang pengelolaan arsip.

Program kerja ini tidak hanya berkontribusi pada tertib administrasi arsip, tetapi juga mengedukasi perangkat desa mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Dengan kegiatan ini, diharapkan Desa Payaman dapat memiliki sistem pengelolaan arsip yang lebih terstruktur dan efisien sehingga mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Penulis: Taniya Aurelia Dharmawan